Privacybeleid

Scouting Marsua verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. We hebben ook een printvriendelijke PDF-versie van ons privacybeleid.

Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Marsua via ledenadministratiesysteem Scouts Online (sol.scouting.nl) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via scoutingmarsua.nl en Scouts Online. De gegevens worden bewaard in Scouts Online. De ledenadministratie, de groepsbegeleider en de teamleiders van de speltakken ontvangen een bericht over een aanmelding. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Marsua hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per seizoen dient te worden ingevuld en ondertekend en op papier ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, de groepsbegeleider en de gebouwbeheerder. Het formulier wordt na afloop van het seizoen teruggegeven aan de ouders/verzorgers. Mocht dat door omstandigheden niet mogelijk zijn dan wordt het formulier vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Marsua mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gevraagd om aanmelding per email. Er worden geen andere gegevens gevraagd dan de naam van de deelnemer.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting Marsua heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, de groepsbegeleider en de gebouwbeheerder en worden in een afgesloten kast bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media
Scouting Marsua maakt gebruik van een website met informatie over de speltakken en de activiteiten. Ook wordt er vaak een kort verslag van de activiteiten geplaatst op Facebook.

Beeldmateriaal
Scouting Marsua maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Marsua en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd)lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Marsua is terug te vinden op scoutingmarsua.nl/privacy en op te vragen bij het secretariaat via secretaris@scoutingmarsua.nl.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Marsua binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@scoutingmarsua.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.